Xây dựng tư duy làm việc năng suất.

Tư duy năng suất là chìa khóa giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn. Và bạn cần tư duy thông minh để cải tiến công việc.

Chúng ta đều biết rằng phải có tư duy đúng, mindset đúng. Nhưng đa số người ta lại không biết cách để đạt được nó. Tư duy năng suất là như thế nào? Trong bài này, tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ.

Tư duy thông minh, làm việc thông minh

Khi bạn có tư duy năng suất, bạn có thể tận dụng tài nguyên một cách tốt nhất. Bạn sẽ có thể tận dụng tối đa nỗ lực, năng lượng và thời gian.

Không phải chỉ cần làm việc chăm chỉ hơn. Không phải chỉ là làm xong mọi việc. Không phải chỉ là làm việc nhanh nhất có thể. Một tư duy năng suất là biết tận dụng tối đa những thứ bạn có. Giúp bạn tận hưởng quá trình. Với tư duy này, bạn sẽ suy nghĩ thông minh, làm việc thông minh, và hiệu quả cao hơn.

Yếu tố nào tạo nên một tư duy năng suất? Dưới đây là một vài yếu tố quan trọng nhất:

Tò mò – Sẵn sàng đưa ra câu hỏi, khám phá và tìm kiếm những khái niệm mới, ý tưởng mới. Sẵn sàng học để biết nhiêu hơn.

Động lực – Nếu không có nó, bạn sẽ không thể cải tiến, hoặc tạo quy trình.

Tầm nhìn – Nếu bạn có thể mường tượng ra những thứ mà bạn muốn đạt được, thì bạn sẽ tập trung hơn vào chúng. Khi trong đầu bạn có bức tranh toàn cảnh, bạn có thể nhanh chóng tiến tới mục tiêu.

Tư duy phản biện – Bạn cần đánh giá tình huống một cách khách quan. Nhìn vào tất cả lợi thế và bất lợi, sau đó đưa ra điều chỉnh phù hợp.

Tự tin – Hãy tìn tưởng rằng bạn có thể đạt được mục tiêu. Điều này sẽ giúp bạn giải phóng tiềm năng.

Kiên trì – Sẵn sàng vượt qua nghịch cảnh và trở ngại để có thể đạt được mục tiêu. Đừng để hoàn cảnh hoặc ý kiến người khác làm bạn cảm thấy mình không thể thành công.

Thái độ tích cực – Với thái độ tích cực, bạn sẽ sẵn sàng đương đầu với mọi thách thức.

Tư tưởng cởi mở – Nếu bạn có tinh thần cởi mở, bạn có thể sáng tạo, nhanh chóng có những ý tưởng mới. Bạn cũng dễ dàng tiếp nhận những kinh nghiệm mới.

Cân bằng – Để tăng năng suất, bạn cần duy trì cân bằng trong cuộc sống. Làm việc hướng tới mục tiêu là quan trọng. Nhưng bạn cũng cần liên tục sạc pin cho cơ thể và tinh thần. Làm việc kiệt sức chỉ dẫn đến mệt mỏi, chán nản, thất vọng.

Khi bạn áp dụng tất cả những yếu tố trên vào quy trình suy nghĩ, bạn sẽ phát triển được một tư duy năng suất. Và kết quả là bạn sẽ đạt được nhiều mục tiêu hơn, hiệu quả hơn.

Lên kế hoạch trong ngày.

Lên kế hoạch là chìa khóa thành công. Hãy nên kế hoạch cho ngày mới vào buổi tối. Sử dụng danh sách “những việc cần làm” để giúp bạn giữ năng suất. Chúng sẽ giúp bạn tập trung và làm việc hệ thống, có tổ chức.

Bạn có thể tạo danh sách dài hoặc ngắn tùy thích. Nhưng dần dần bạn sẽ thấy, chỉ để 3 đến 4 việc trong danh sách là tốt nhất.

Bằng cách đó, bạn sẽ dễ đạt được mục tiêu hơn. Nó sẽ giúp bạn tăng quyết tâm và tăng năng suất.

Nếu có quá nhiều việc trong danh sách, bạn sẽ thấy quá tải, mất phương hướng và trì hoãn.

Viết danh sách việc cần làm vào mỗi tối trước khi đi ngủ. Điều này sẽ cho bạn một khởi đầu tốt vào hôm sau. Và qua ngày mới, thay vì tốn thời gian để xem xem cần làm gì, thì bạn đã có danh sách và sẵn sàng hành động ngay.

Danh sách việc cần làm sẽ giúp bạn hiểu được những nhiệm vụ cần làm. Sẽ luôn có nhiệm vụ mới. Và danh sách sẽ giúp bạn biết được nên ưu tiên làm cái nào trước. Và thế là bạn sẽ tập trung vào những công việc khó, tránh sự mất tập trung không cần thiết.

Danh sách việc cần làm sẽ giúp bạn có suy nghĩ rõ ràng hơn, từ đó tăng tốc công việc đúng cách. Bạn sẽ không quên những việc quan trọng. Và khi bạn kiểm tra các công việc trong danh sách, bạn sẽ có cảm giác hạnh phúc, thành tựu khi mình đã hoàn thành công việc. Đây là cảm giác hài lòng, vì bạn đã làm đúng.

Phương pháp “Eat the Frog” – ăn con cóc.

Phương pháp này có cái tên rất lạ, nhưng nó rất hữu ích. Nó được dựa trên một câu của nhà văn Mark Twain.

Ý tưởng là nếu bạn phải ăn sống một con cóc vào buổi sáng, thì trong ngày đó sẽ không còn việc gì có thể tệ hơn được nữa. Là một ý tưởng khá thú vị, nhưng nó đúng.

Đương nhiên, không có nghĩa rằng bạn phải ăn một con cóc thật. Con cóc là để chỉ những việc khó chịu nhất trong danh sách công việc cần làm. Bản năng của con người là né tránh những việc khó chịu. 

Có những việc ta không muốn làm, nhưng bắt buộc phải làm. Có thể là gọi điện cho một khách hàng khó tính, hoặc đọc những bảng báo cáo chán ngấy. Trong trường hợp này, thì phương pháp “Eat the Frog” là rất quan trọng.

Khi bạn tránh né những công việc khó chịu, thì nó sẽ luôn ở trong đầu bạn. Nó làm bạn sao nhãng khi làm những công việc khác. Nó làm bạn mất chú ý.

Bạn luôn biết là đằng nào cũng phải làm những việc khó chịu đó. Vậy thì sao lại trì hoãn. Hãy làm nó đầu tiên và hoàn thành thật nhanh.

Không hề vui vẻ gì khi “ăn con cóc”, nhưng sau khi làm xong, thì với phần thời gian còn lại bạn sẽ thấy dễ thở hơn. Sau khi đã làm xong việc khó nhất, thì bạn chỉ cần làm những việc dễ hơn, giúp bạn dễ tập trung và thoải mái hơn.

Hãy biến phương pháp “eat the frog” thành một thói quen suốt đời. Giải quyết nhiệm vụ chính rồi mới làm cái khác. Không dễ để xây dựng thói quen này, nhưng nó sẽ giúp bạn tăng năng suất rất nhiều.

Vậy sẽ ra sao nếu bạn có vài nhiệm vụ khó chịu cần giải quyết? Câu trả lời là đầu tiên bạn cần làm nhiệm vụ khó chịu nhất. Hãy bắt đầu với nhiệm vụ ít hấp dẫn nhất. Tạo tính kỷ luật để bắt đầu ngay lập tức, và kiên trì cho đến khi bạn làm xong.

Nó sẽ không dễ, nhưng dần dần bạn sẽ tạo được thói quen, bạn sẽ nhận ra rằng nó đã cải thiện công việc của bạn. Năng suất làm việc sẽ tăng một bước lớn, và bạn sẽ có cảm giác hài lòng khi đạt được nhiều hơn.

Loại bỏ sự trì hoãn.

Như chúng ta đã nói bên trên, thì là con người, thì bản năng tự nhiên đó là trì hoãn. Đó là điều bình thường, nhưng nó lại không đem đến kết quả mong muốn.

Sự trì hoãn có thể dập tắt năng suất của bạn. Thay vì trì hoãn, hãy làm việc ngay và luôn. Áp dụng phương pháp “eat the frog”.

Tuy nhiên, phương pháp này không chỉ có thể áp dụng trong công việc. Bạn còn có thể áp dụng vào mọi khía cạnh trong cuộc sống. Hãy mạnh mẽ loại bỏ sự trì hoãn, cho dù là ở công sở hay ở nhà.

Có thể bạn không nghĩ rằng sự trì hoãn là một vấn đề lớn. 

Chúng ta lấy một ví dụ, giả sử có một bản báo cáo mà bạn phải nộp vào thứ 6, tức là chiều thứ 5 phải làm xong.

Hãy giả sử như hôm nay là thứ hai, và bạn có một bản báo cáo quan trọng cần nộp vào sáng thứ 6. Bạn biết đây là bản báo cáo quan trọng. Tuy nhiên, để hoàn thành thì cần nghiên cứu, tìm kiếm rất nhiều. Bạn không thích nghiên cứu, không thích viết báo cáo.

Thế là bạn quyết định trì hoãn. Trong ba ngày tiếp theo bạn làm những nhiệm vụ khác, ít quan trọng hơn. Và khi đến thứ 5, bạn nhận ra rằng vẫn còn bản báo cáo chưa hoàn thành. Bạn mắc kẹt.

Bạn cũng có rất nhiều việc khác cần làm. Nhưng mà bạn không thể làm chúng, vì có bản báo cáo quan trọng hơn cần nộp. Bạn cần nghiên cứu và viết báo cáo thật gấp.

Thế là bạn làm việc cả đêm để không chậm tiến độ. Sáng hôm sau bạn nộp báo cáo đúng hẹn. Mọi thứ đều ổn. Tuy nhiên, nó ảnh hưởng lớn tới hiệu suất của bạn.

Trong khoảng thời gian từ thứ 2 đến thứ 4, bạn đã không sử dụng thời gian hiệu quả. Bạn cần phân bổ thời gian cho mỗi nhiệm vụ dựa trên mức độ quan trọng của chúng. Nhiệm vụ quan trọng hơn cần nhiều thời gian hơn. Nhưng bạn đã bỏ nhiều thời gian vào những việc ít tạo ra giá trị.

Và mặc dù bạn né tránh bản báo cáo quan trọng, nhưng trong vài ngày từ thứ hai đến thứ tư, bản báo cáo ấy vẫn luẩn quẩn trong tâm trí bạn, làm bạn mất tập trung vào những việc khác. Và bạn sẽ cảm thấy lo lắng. Vậy thì cách duy nhất đó là giải quyết xong bản báo cáo khó khăn này rồi mới làm việc khác. Đó là cách duy nhất, trực tiếp nhất.

Mặc dù bạn đã kịp hoàn thành bản báo cáo đúng thời hạn, nhưng nó sẽ không đạt kết quả tốt nhất. Bạn sẽ không thể gây ấn tượng với quản lý.

Rõ ràng, sự trì hoãn chính là vấn đề, vậy làm sao để loại bỏ nó?

✔ Xác định xu hướng trì hoãn của bản thân.

✔ Tự hỏi bản thân rằng tại sao bạn trì hoãn. Bình tĩnh trả lời. Có phải do bạn kém khả năng? Cảm nhận của bản thân thế nào? Khi bạn hiểu được lý do làm bản thân trì hoãn, thì bạn sẽ dễ dàng vượt qua nó.

✔ Đưa ra kế hoạch hành động để giải quyết vấn đều. Nếu bạn lo lắng rằng bạn không thể hoàn thành nhiệm vụ, thì hãy tham gia khóa học, hoặc lên mạng tìm hiểu về vấn đề đó. Nếu bạn thiếu tự tin khi nói chuyện với khách hàng, thì đọc các tài liệu giúp bạn tăng tự tin.

✔ Làm nhiều sẽ quen. Rất khó để bắt đầu làm ngay những nhiệm vụ mà bạn muốn trì hoãn, nhưng nó lại rất quan trọng.

Bạn càng làm nhiều thì nó càng dễ. Có thể sẽ tốn thời gian, nhưng rồi bạn sẽ dần vượt qua thói quen trì hoãn.

Bình luận

Scroll to Top