Nếu có quá nhiều việc phải làm, thì bạn sẽ rất dễ bị quá tải. Cho dù là ở nhà hay ở văn phòng, thì kỹ năng quản lý thời gian kém sẽ làm bạn giảm hiệu suất rất nhiều.
Chính vì thế, điều quan trọng là bạn phải tìm ra cách tốt hơn để quản lý thời gian, quản lý các nhiệm vụ công việc.
Khi bạn quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ sắp xếp các nhiệm vụ vào thời gian thích hợp. Điều này sẽ giúp bạn đỡ căng thẳng và stress. Bạn sẽ có thể hoàn thành các nhiệm vụ một cách tốt nhất theo khả năng của mình.
Dưới đây là một số kỹ thuật quản lý thời gian tốt nhất, sẽ giúp bạn có ngày làm việc năng suất, mọi ngày.
Quy tắc 2 phút.
Quy tắc 2 phút có thể giúp cuộc sống của bạn có những thay đổi lớn. Đặc biệt là trong trường hợp bạn có ý định trì hoãn.
Quy tắc là: Nếu có nhiệm vụ có thể hoàn thành ngay trong vòng 2 phút, thì bạn cần làm nó ngay lập tức.
Điều này có thể áp dụng cho mọi loại công việc. Có thể là trả lời email, rửa bát, đi đổ rác, thì đều có thể áp dụng quy tắc 2 phút.
Đó là chiến thuật quản lý thời gian sẽ giúp bạn cải thiện hiệu suất đáng kể. Bạn sẽ chấm dứt trì hoãn và hoàn thành nhiều việc hơn.
Quy tắc 2 phút hoạt động như thế nào?
Hãy nghĩ về những nhiệm vụ mà bạn đang trì hoãn. Nó có thực sự khó làm không? Bạn có kỹ năng cần thiết để làm nó không? Có phải bạn đang trì hoãn vì một lý do nào đó? Có phải bạn quá lười để có thể hoàn thành chúng?
Quy tắc 2 phút là: nếu bạn có thể hoàn thành chúng trong vòng 2 phút, thì hãy làm nó ngay lập tức.
Hãy xem xét danh sách những việc cần làm ngay bây giờ. Trong số đó, có bao nhiêu nhiệm vụ mà bạn có thể hoàn thành trong vòng 2 phút hoặc ít hơn? Dọn bàn làm việc? Gọi điện thoại? Cho quần áo vào máy dặt? Hoàn thành nó ngay.
Đương nhiên, không phải mọi mục tiêu đều có thể hoàn thành trong vòng 2 phút. Nhưng mà, bạn có thể bắt đầu với những công việc có thể hoàn thành trong 2 phút.
Hãy nhìn theo góc độ khoa học. Hãy nhìn vào học thuyết của Isacc Newton.
Các đối tượng đang chuyển động sẽ tiếp tục chuyển động. Có nghĩa là, một khi bạn bắt đầu làm những nhiệm vụ dễ dàng. Thì bạn cũng dễ làm những nhiệm vụ khó.
Vậy nên, nếu bạn cần viết một bản báo cáo, thì đầu tiên hãy viết một câu đơn giản. Nó chỉ tốn chưa đầy 2 phút, nhưng rồi bạn sẽ tiếp tục viết báo cáo trong cả một giờ.
Chìa khóa của quy tắc 2 phút đó là bạn không cần quan trọng hóa kết quả. Thay vào đó, hãy tập trung vào quy trình.
Bạn nên tập trung vào hành động và cho phép quy trình được tiếp tục. Quan trọng là, bạn cần hành động liên tục. Hãy thử áp dụng xem công việc của bạn có hiệu suất hơn không?
Hãy quên “đa tác vụ” – không làm nhiều việc cùng lúc
Thông thường ta nghĩ rằng đa tác vụ là cách làm tốt. Tư duy thông thường nhận định rằng, làm nhiều việc một lúc tức là làm được nhiều việc hơn. Tuy nhiên, không phải lúc nào công việc những như thế.
Bộ não không được thiết kế để làm việc đa tác vụ. Nghiên cứu cho thấy khi bạn làm nhiều việc cùng lúc, thì hiệu suất sẽ giảm tới 40%. Và 40% đó là không nhỏ.
Nếu phân tâm khi đồng thời làm nhiều việc, thì sức tập trung sẽ giảm. Đồng thời, trí nhớ cũng gặp trở ngại và dễ lẫn lộn. Bạn cũng sẽ bị mệt mỏi tinh thần và tăng áp lực, stress. Những yếu tố này không hề giúp bạn có hiệu suất cao hơn.
Bạn có thể tăng hiệu suất bằng cách tập trung vào một nhiệm vụ. Nếu bạn cần viết báo cáo, thì hãy tập trung hoàn thành nó.
Đừng cố gắng đọc email hoặc gọi điện thoại cùng lúc. Hãy cố gắng giữ sức tập cao, vì nó sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Và kết quả là, bạn sẽ đạt được nhiệu suất tốt nhất với từng nhiệm vụ mà bạn phải giải quyết.
Cũng không có nghĩa là bạn hoàn toàn không được làm việc đa nhiệm. Vì nếu bạn có những nhiệm vụ đơn giản cần hoàn thành, thì bạn có thể làm chúng cùng lúc.
Ví dụ, bạn vừa gọi điện hỏi thăm mẹ và vừa ủi quần áo. Thì bạn có thể bật loa lên, vừa nói chuyện, vừa làm việc, nó rất đơn giản.
Hãy nhớ rằng, điều này chỉ hiệu quả với các công việc cần ít sự tập trung. Đối với những nhiệm vụ cần sự tập trung, thì làm việc đơn nhiệm luôn luôn tốt nhất.
lên kế hoạch cho giờ Giải lao
Khi còn nhiều việc phải làm, thì nghĩ về giải lao là hơi phản trực giác. Tuy nhiên, việc nghỉ ngơi đúng cách sẽ giúp bạn tăng cường trí nhớ, sáng tạo và sự tập trung.
Nếu bạn làm việc liên tục trong thời gian dài, bạn có thể sẽ gặp nhiều căng thẳng. Bạn cũng có thể trở nên kiệt sức và sẽ không thể đạt được thành tích tốt nhất.
Nghỉ ngơi thường xuyên sẽ giúp bạn nạp lại nguyên liệu và làm mới tâm trí. Nó sẽ giúp bạn tăng tối đa hiệu suất.
Giải lao tức là bạn không phải tư duy bận rộn. Đó không phải là cách tốt nhất để tăng hiệu suất. Bạn sẽ cho phép bản thân nói không với mới số nhiệm vụ. Nếu bạn không có thời gian cho việc nào đó, thì hãy nói không.
Bạn không bắt buộc phải làm những việc không quan trọng, hoặc một số việc mà bạn không muốn làm. Đôi khi rất khó để nói không. Nhưng nếu bạn luôn luôn đồng ý, thì bạn sẽ không đủ thời gian với những việc quan trọng. Hãy nhớ điều này trong đầu mỗi khi bạn nhận công việc mới.
Đôi khi bạn cũng cần từ bỏ một công việc. Điều này hơi phản trực giác, đặc biệt là khi bạn muốn đạt được thanh tích tốt nhất. Tuy nhiên, nếu nhiệm vụ mà bạn đang làm hơi vô ích, thì đôi khi, cách tốt nhất là loại bỏ nó.
Hãy cân nhắc về lợi ích của nhiệm vụ, nếu nhiệm vụ ít lợi ích thì hãy xem xét và loại bỏ. Khi bạn luôn kiên trì hoàn thành các nhiệm vụ, thì đôi lúc bạn sẽ gặp trở ngại mà bạn không thể vượt qua. Thì đây chính là lúc để từ bỏ.
Nếu việc bạn làm là bỏ một nhiệm vụ không quan trọng, thì đừng phí thời gian với các cảm giác tội lỗi. Nhanh chóng loại bỏ nó để tập trung vào một công việc khác quan trọng hơn.
Và nếu cơ thể vật lý hoặc tinh thần của bạn quá mệt mỏ, thì nghỉ ngơi là rất quan trọng. Bạn không thể làm tốt nhất nếu bạn trong tình trạng kiệt sức.
Chả có ích lợi gì khi đẩy bản thân vượt qua sức chịu đựng của cơ thể, rồi lại tốn thêm nhiều thời gian để nghỉ mệt dưỡng thương.
Thay vào đó, hãy nghỉ ngơi hợp lý. Đi ngủ sớm. Dành ra chút thời gian giải trí. Thậm chí là đi du lịch. Điều này giúp bạn tránh được sự sụt giảm hiệu suất và nó sẽ cho bạn lợi thế khi bạn quay lại làm việc.
Tận dụng thời gian di chuyển.
Nếu bạn phải di chuyển đến công sở, thì sẽ tốn nhiều thời gian. Bạn có thể tận dụng thời gian đó để có thể làm những việc khác.
Đôi khi việc di chuyển có thể cực kỳ tốn thời gian. Cho dù là bạn lái xe hoặc bắt xe bus, tàu điện, thì cũng có những việc mà bạn có thể làm cùng lúc.
Trong thời gian di chuyển, bạn có thể lướt mạng xã hội, nghe nhạc. Nếu mà bạn nghiêm túc về việc tăng hiệu suất, thì cũng có một số việc mà bạn cần tập trung.
Ví dụ, nếu bạn lái xe ô tô, thì có thể sử dụng tai nghe để nhanh chóng trả lời những cuộc gọi quan trọng.
Hoặc bạn có thể nghe những podcast hay. Nếu bạn bắt xe bus hoặc tàu điện, bạn có thể đọc sách giáo dục hoặc hoàn thành công việc viết lách (trong trường hợp lái xe không đánh võng).
Bạn cũng có thể trả lời email hoặc lên kế hoạch cho ngày tiếp theo. Đừng phí thời gian rảnh rỗi.
Thậm chí bạn có thể giảm thiểu thời gian di chuyển để tăng năng suất làm việc tại nhà, tại công sở.
Đi đường tắt ngắn hơn, đi taxi thay vì lái xe máy hoặc đi bộ. Làm việc tại nhà nếu có thể. Đi chung xe để đỡ tốn thời gian đợi xe bus. Càng ít tốn thời gian trong việc di chuyển, thì bạn càng có nhiều thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng.
Cho dù là nhiệm vụ tại nhà hay tại cơ quan, bạn đều có thể làm việc hiệu suất hơn, với nhiều thời gian thoải mái hơn.