Một ngày, bạn phải xử lý một lượng thông tin khổng lồ. Tối đi làm về, vội vàng xử lý công việc kinh doanh để kiếm thêm thu nhập.

Có rất nhiều bài viết hay, video hay, sách hay… mà bạn vẫn chưa có thời gian đọc.

Công việc cứ rối tinh rối mù, ở cơ quan, sếp yêu cầu bạn gửi bản báo cáo. Về nhà, vợ dặn đi đón con, tiện đường mua gạo. Tối về phải dành thời gian gọi điện hỏi thăm cha mẹ.

Có quá nhiều việc phải xử lý làm bạn khó có thể kiểm soát mọi thứ. Có bao nhiêu công việc, phải sắp xếp như thế nào, đâu là việc quan trọng, hay là cứ cố gắng làm nhiều nhất có thể?

Tôi cũng từng gặp cảnh đó, khi khởi nghiệp affiliate marketing, dường như có vô số thứ phải học, vô số thứ phải làm… và mỗi tối, tôi nằm trằn trọc khó ngủ với vẻ mặt bơ phờ, trong đầu thì toàn là “công việc”.

Tại sao lại như vậy?

Bởi vì con người có giới hạn, bộ não có giới hạn, và chúng ta chỉ có thể xử lý một vài thứ, cũng thật khó để nhớ hết mọi thứ cần làm.

Khi bạn có quá nhiều việc, thì phải biết cách sắp xếp và kiểm soát, nếu bạn cứ luôn ở trong tình trạng căng thẳng thì đâu thể làm tốt các công việc, đúng chứ?

Khi nhận được một email, bạn cảm thấy có trách nghiệm phải xử lý nó. Khi nhận được một comment trên Facebook, thì bạn lại muốn xem nó…

Tuy nhiên, khi bạn làm như vậy thì sẽ bị sao nhãng mạnh khỏi công việc bạn đang làm. Làm bạn mất tập trung, mất chú ý vào công việc quan trọng.

Và kết quả là… phải sau một lúc rất lâu, bạn mới có thể tập trung lại được.

Càng sao nhãng nhiều, bạn càng căng thẳng, càng stress. Thời gian hoàn thành công việc càng lâu.

Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ cho bạn 5 bước để nhanh chóng hoàn thành công việc, xử lý các nhân tố gây sao nhãng.

Và đồng thời tôi cũng chia sẻ cho bạn các app, công cụ giúp tăng hiệu suất.

Sẵn sàng chứ? Bắt đầu thôi.

5 bước bài bản để tăng hiệu suất công việc.

1. Chuẩn bị và ghi chép danh sách công việc.

Đầu tiên, hãy viết ra tất cả những công việc mà bạn cần làm.

Có thể là: công việc cơ quan, việc nhà, các bài viết cần đọc, email, video cần xem, đọc sách… Bạn hãy ghi ra toàn bộ những điều mà bạn chưa hoàn thành, cả những việc muốn làm trong tương lai.

Mục tiêu là lôi hết mọi thứ trong đầu ra và sắp xếp chúng vào những thư mục chuyên dụng, và sau này bạn có thể thường xuyên xem xét lại.

Đừng nên để bất cứ thứ gì không cần thiết ở trong não. Bởi vì não bộ có khả năng mạnh về tư duy sáng tạo, nhưng lại yếu về khả năng lưu trữ.

Khi ghi chép lại những việc cần làm, bạn cần tuân thủ 3 quy tắc sau:

• Cần ghi hết ra những việc cần xử lý, không chừa việc nào.
• Nên phân chia ra một vài danh mục.
• Thường xuyên xem xét bảng ghi chép và xử lý các công việc trong đó.

Bạn hãy tiến hành ghi chép danh sách công việc cần làm. Có thể viết trên máy tính, hoặc có thể viết vào sổ ghi chép và để nó trên bàn.

Một điều quan trọng là phải sử dụng công cụ ghi chép mà bạn thấy thoải mái, thích thú. Sau một thời gian áp dụng, tôi tin là bạn sẽ thấy thích thú với công việc này, và sẽ đạt được cấp độ hiệu suất cao hơn trong công việc và cuộc sống.

2. Lên kế hoạch công việc.

Tiếp theo, bạn cần xử lý danh sách công việc đã liệt kê ra ở bước trên. 

Bây giờ, bạn không cần phải cố gắng làm hết mọi việc đâu. Bởi vì một số công việc tốn một giờ để hoàn thành, cũng có công việc tốn nhiều tuần, nhiều tháng mới làm xong.

Bạn chỉ cần ngồi lại, xem xét từng công việc cần làm, sử dụng các quy tắc đánh giá sau:

? Nó là gì? 

Xác định xem chính xác đó là tác vụ gì, sau đó quyết định nên xử lý nó như thế nào. Rất nhiều lúc, bạn thấy khó khăn khi xử lý công việc bởi vì chưa thực sự biết nó là gì. 

Ví dụ: Một email có thể là được sếp giao nhiệm vụ, có thể là gửi thông tin để sau này có thể xem, hoặc có thể là thư rác.

? Có khả thi không? 

Nếu được, thì hãy sang câu hỏi tiếp theo. Còn với những công việc không có tính khả thi, vậy thì bỏ đi.

Cũng có một số công việc cần thêm tài nguyên thì mới làm được. Nếu vậy thì đặt lịch cho nó để sau này xem xét lại.

? Có khó khăn phức tạp không?

Nếu công việc tốn nhiều thời gian, công sức để hoàn thành, thì hãy coi nó như là một dự án. Bạn có thể cho nó vào danh sách các dự án để có thể thường xuyên theo dõi.

? Cần làm gì để hoàn thành tác vụ?

Để hoàn thành tác vụ này thì bạn cần làm gì? Gọi điện thoại, hay viết văn bản, hay nghiên cứu… Bạn cần xác định chính xác bước cần làm tiếp theo.

Nếu bạn không biết nên làm gì để hoàn thành tác vụ đó, nó sẽ nằm mãi trong bảng danh sách công việc và làm bạn chán nản.

? Xử lý, hay uỷ quyền, hay là hoãn lại?

Khi bạn đã biết cần phải làm gì để hoàn thành tác vụ đó, thì bạn có thể quyết định nên tự làm, hay là nên uỷ thác cho người khác làm, hay là hoãn lại để sau mới làm.

Nếu một hành động tốn 2 phút hoặc ít hơn, thì hãy làm ngay cho xong. Nếu không thì bạn nên uỷ thác hoặc dời lại để sau.

Những phân tích trên nghe có vẻ hơi phức tạp, nhưng nếu bạn áp dụng, vận dụng bài bản, thì toàn bộ hệ thống công việc sẽ trở nên gọn gàng, ngăn nắp.

3. Sắp xếp, tổ chức công việc

Sau khi ghi chép danh sách công việc, bạn cần sắp xếp chúng vào những danh mục khác nhau.

Dưới đây là các danh mục mà bạn có thể dùng khi sắp xếp công việc:

? Thùng rác – Các công việc không khả thi, không làm.

? Dự định – Các công việc không cần hoàn thành ngay, nhưng trong tương lai phải làm. Hoặc là những công việc mà bạn chưa biết có nên xử lý hay không, nên cứ để sau này sẽ tính.

? Tài liệu tham khảo – Trong danh mục này, bạn hãy lưu trữ các thông tin giá trị để sử dụng. Nó có thể là bất cứ cái gì, từ tạp chí, sách, bài viết, video… cho đến các bảng hướng dẫn sử dụng…

? Dự án – Những công việc cần làm qua nhiều bước, cần tốn nhiều thời gian để hoàn thành thì được coi là những dự án. Xuất bản một quyển sách là một dự án lớn, thay thế cửa nhà kho là một dự án nhỏ. Một dự án là tác vụ cần nhiều bước để có thể hoàn thành.

? Tài liệu hỗ trợ dự án – Đa số các dự án đều cần tài liệu hỗ trợ, gồm những tài liệu văn bản, hình ảnh, âm thanh… bạn cần sắp xếp chúng vào danh mục này.

? Lịch làm việc – Nếu một tác vụ cần xử lý vào một thời gian cụ thể, thì bạn cần đặt lịch làm việc cho nó. 

Nó có thể là một cuộc họp tại 2 pm, hoặc là đi đón con lúc 4:30 pm, tham dự hội thảo sáng thứ 7, họp phụ huynh chiều chủ nhật… Bạn nên đặt lịch cho công việc đó.

? Dách sách tác vụ tiếp theo – Tiếp theo bạn muốn xử lý tác vụ nào, thì hãy nhanh chóng liệt kê tác vụ đó.

? Tác vụ cần chờ đợi – Nếu bạn phải chờ ai đó, hoặc đợi một thứ gì đó thì mới có thể cho vào danh mục này. Đó có thể là những công việc mà bạn uỷ thác cho người khác, đợi để bàn giao, hoặc là những mặt hàng chờ nhận.

4. Xem xét đánh giá

Để đảm bảo mọi thứ phải được hoàn thành đầy đủ, bạn cần thường xuyên xem xét lịch làm việc, danh sách dự án, danh sách tác vụ tiếp theo, và danh sách “chờ đợi”.

Bạn cần xem xét thường xuyên để có thể giữ cho cái đầu được sáng suốt.

Mỗi tuần, bạn cần xem xét tổng thể một lượt, cập nhật danh sách, đánh giá tình trạng hoạt động.

5. Hành động.

Lập kế hoạch xong thì phải tiến hành xử lý công việc. Khổ trước sướng sau, hãy cố gắng làm thật nhanh rồi sau đó nghỉ ngơi.

Đây chính là lúc bạn nhìn vào “danh sách tác vụ tiếp theo”. Và bạn sẽ làm hết các tác vụ trong danh mục này, nhưng hãy sắp xếp công việc, cái gì làm trước, cái gì làm sau.

Vậy sắp xếp công việc như thế nào, dưới đây là những yếu tố mà bạn cần xem xét.

? Bối cảnh – Một số công việc chỉ có thể thực hiện trong những bối cảnh cụ thể, như là tại văn phòng, hoặc ở nhà… Bối cảnh thường sẽ giới hạn những việc mà bạn có thể làm.

? Lượng thời gian khả dụng – Lượng thời gian mà bạn đang có để xử lý các tác vụ.

? Năng lượng khả dụng – Một số tác vụ tốn nhiều công sức để hoàn thành, một số tác vụ tốn ít sức lực. Nếu là tác vụ tốn nhiều năng lượng, thì hãy làm khi năng lượng của bạn ở mức cao nhất, tỉnh táo nhất.

? Mức độ ưu tiên – Trong các tác vụ cần thực hiện, tác vụ nào đem lại kết quả lớn nhất?

Kết nối

Sau khi kết hợp các bước trên, danh sách công việc của bạn đã được tổ chức, sắp xếp gọn gàng, bạn có thể xác định đúng phương hướng để nhanh chóng hoàn thành công việc, không bị hỗn loạn như trước.

5 bước ở trên đều quan trọng, chúng như những bộ phận của một cái máy, chỉ thiếu một bộ phận thì máy sẽ không thể hoạt động.

Hãy áp dụng chúng thật tốt để tăng mạnh năng suất, để làm việc nhanh hơn, tốt hơn. Bạn sẽ có thêm thời gian cho bản thân, gia đình.

Công cụ sử dụng.

Dưới đây là những công cụ giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc.

Lịch làm việc

Lịch làm việc là rất quan trọng, bạn cần một tờ lịch dễ sử dụng, thích sử dụng.

Thực tế thì bạn có thể dùng một quyển lịch giấy bình thường. Bạn cần mua một quyển sổ đẹp đẹp, thiết kế tốt, giúp bạn có cảm giác thích thú khi sử dụng. Có thể mua ở Full Focus Planner.

Còn nếu bạn muốn sử dụng ứng dụng lịch làm việc, thì bạn có thể tham khảo các app sau:

Google Calendar

Apple Calendar

MS Outlook Calendar

Fantastical

Any.Do

Quản lý danh mục tác vụ

Bạn cần một phần mềm giúp quản lý tác vụ, sắp xếp chúng vào các danh mục một cách ngăn nắp.

Bạn cũng cần một hộp để đựng các tài liệu dạng vật lý như bản ghi nhớ, tạp chỉ…

Có các công cụ cho phép bạn dễ dàng quản lý các ứng dụng online:

Franz: Nếu bạn sử dụng nhiều ứng dụng để giao tiếp thì hãy dùng Franz. Phần mềm cho phép bạn dễ dàng quản lý các app gửi tin nhắn: Messenger, Skype, Slack, Whatapp, Telegram….

Shift: Đây là phần mềm giúp bạn quản lý nhiều tài khoản, ứng dụng trên một giao diện sạch đẹp trực quan.

Phần mềm kiểm soát dự án.

Mặc dù bạn có thể kiểm soát dự án chỉ với giấy và bút, nhưng nếu biết cách vận dụng phần mềm, bạn sẽ đạt thành công lớn hơn.

Các phần mềm giúp bạn dễ dàng kiểm soát thông tin, và sắp xếp chúng thành các danh mục.

Các phần mềm có thể dùng cả trên điện thoại và máy tính, tức là lúc nào bạn cũng truy cập được.

Một số phần mềm kiểm soát tác vụ phổ biến:

?Trello – Công cụ này rất ổn định, giao diện mượt, gọn nhẹ và dễ thao tác.

?Kanbanery – Công cụ của Nhật, giao diện gọn gàng, hơi khó thao tác hơn Trello, dành cho người kỹ tính.

? Omnifocus

? Todoist

? Things

? TickTick

Hệ thống hồ sơ

Bạn cũng cần một hệ thống để lưu trữ hồ sơ. Nếu bạn làm việc chú yếu với giấy bút, thì bạn sẽ cần tủ đựng hồ sơ, hoặc cặp tài liệu.

Còn nếu không, thì bạn cần một phần mềm giúp bạn lưu trữ các file âm thanh, hình ảnh, PDF, Docx…

Có rất nhiều công cụ giúp bạn lưu trữ dữ liệu online, mỗi công cụ lại có thế mạnh khác nhau.

Nếu bạn thường hay ghi chú, thì hãy dùng Evernote, Notion.

Nếu bạn quen thuộc với sản phẩm của Google, thì có thể dùng Google Drive để lưu trữ dữ liệu, nó còn kết nối với G Suite và Google Keep.

Nếu bạn thích dùng sản phẩm của Microsoft, thì hãy chọn OneDrive. Hoặc cũng có thể dùng Dropbox.

Áp dụng công thức để tăng hiệu suất công việc.

Bây giờ, bạn đã biết chính xác từng bước giúp tăng hiệu suất làm việc. Vậy còn chần chờ gì nữa, chúng ta bắt đầu thôi.

Bước 1: Chọn công cụ.

Đầu tiên, bạn cần chọn công cụ phụ hợp với mình. 

Nhưng đừng có tốn quá nhiều thời gian để tìm “công cụ hoàn hảo”. Hãy nhanh chóng chọn những công cụ ổn nhất và tiếp tục công việc. Nếu không vừa ý với công cụ, thì bạn có thể đổi lại sau.

Sự thật là không có công cụ hoàn hảo. Để tăng hiệu suất, thì bạn mới là nhân tố quan trọng nhất, chứ không phải là công cụ.

Bước 2: Ghi chép danh sách tác vụ.

Tiếp theo, bạn hãy thu thập tất cả danh sách tác vụ, bao gồm mọi thứ trong đầu, trên bàn làm việc, tin nhắn, email cần giải quyết…

Bạn cần đặt mọi thứ hết ra trước mặt để có thể dễ dàng xử lý.

Nếu bạn không đặt hết mọi thứ ra, mà vẫn giữ một vài dự định trong đầu, thì nó sẽ làm bạn sao nhãng, mất tập trung, giảm hiệu suất.

Vào lần đầu tiên, bạn sẽ thấy rất nhiều tác vụ cần giải quyết. Nhưng sau này sẽ ít dần đi.

Đừng lo lắng, với một hệ thống làm việc tối ưu, mọi thứ đều có thể dễ dàng giải quyết.

Bước 3: Làm rõ, xử lý, sắp xếp.

Sau khi thu thập, bạn cần làm rõ và sắp xếp các tác vụ. 

Bạn hãy tự hỏi: Cái nào nên bỏ đi, cái nào nên làm, nên làm lúc nào, cái nào nên uỷ thác…?

Và với lần đầu tiên, bạn sẽ thấy việc xử lý, sắp xếp có hơi lâu. Nhưng đừng thất vọng, đừng chán nản. Mọi thứ sẽ dần dần trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

Bước 4: Lên kế hoạch hành động.

Sau khi xác định được công việc cần làm, hãy bắt đầu lên kế hoạch hành động. Nếu có tác vụ nào có thể hoàn thành nhanh trong vòng 2 phút, thì làm luôn cho xong.

Sau đó, quyết định tác vụ nào nên thực hiện tiếp theo, trình tự thực hiện như thế nào?

Nếu có tác vụ nào tốn nhiều hơn một bước để hoàn thành, hãy cho nó vào danh sách dự án. Với các tác vụ nhạy cảm về thời gian, hãy sử dụng lịch làm việc.

Bước 5: Tập trung làm việc

Mục đích cuối cùng là hoàn thành công việc nhanh nhất có thể. Một khi bạn xác định được các công việc cần làm tiếp theo, hãy bắt tay vào làm việc.

Bước 6: Xem xét, đánh giá và lặp lại

Cuối cùng, hãy thường xuyên xem xét đánh giá các danh mục tác vụ, các dự án, và nên kế hoạch cho các tác vụ tiếp theo.

Thường xuyên xem xét giúp bạn liên tục kiểm soát mọi thứ, để có thể làm việc thật mượt mà.

Hãy lặp lại nhiều lần, dần dần bạn sẽ xây dựng được thói quen hiệu suất, bạn sẽ cảm thấy nó rất đơn giản, bình thường.

Bí quyết, kinh nghiệm và thủ thuật

Dưới đây là một số bí quyết thủ thuật và kinh nghiệm giúp bạn tăng hiệu suất.

Liên tục nâng cấp, cải tiến.

Sau khi bạn áp dụng phương pháp tăng hiệu suất mà tôi đề ra, bạn dần có kinh nghiệm, thì bạn có thể nâng cấp cải tiến hoặc thay đổi cho phù hợp với tình huống của bản thân.

Có những cái nào không phù hợp, bạn có thể hạn chế dần dần hoặc bỏ đi.

Thiết lập thói quen hành động cố định.

Không chỉ biến nó thành thói quen, mà bạn cần tạo chuỗi hành động bắt buộc, cố định. Chúng sẽ giúp bạn hoàn thành công việc hàng ngày nhanh gọn hơn.

Bạn cần tạo thói quen hiệu suất vững chắc, giống như thói quen uống cà phê sáng và đánh răng rửa mặt.

Điều đó rất hữu ích. Ví dụ mỗi tối bạn dành ra 15 phút để xem xét danh sách tác vụ và chuẩn bị các công việc cho ngày hôm sau. Hoặc là mỗi sáng thứ 7, đi uống cà phê và xem xét kết quả tuần vừa qua, đồng thời lên kế hoạch cho tuần tiếp theo.

Ưu tiên các tác vụ quan trọn nhất

Khi tạo danh sách công việc cần làm trong ngày, bạn hãy cố gắng xác định 1 đến 2 việc quan trọng nhất.

Hãy dồn hết sức để hoành thành những việc đó trước, sau đó mới làm các việc khác.

Hãy xử lý các tác vụ khó khăn nhất, quan trọng nhất vào thời điểm buổi sáng thức dậy. Vì lúc đó bạn có mức năng lượng cao nhất.

Đừng mắc sai lầm, đừng làm những tác vụ không quan trọng như là trả lời email, lướt web, lướt Facebook… Những việc đấy nên làm sau.

Nếu không, thì cả ngày đó sẽ không đạt hiệu suất, bạn cũng không làm tốt những tác vụ quan trọng.

Áp dụng Pomodoro.

Pomodoro là phương pháp hiệu suất giúp bạn làm việc tập trung nhất, và nghỉ ngơi có chiến lược. Cách vận dụng như sau:

? Xác định tác vụ quan trọng nhất.

? Hẹn giờ 25 phút.

? Làm việc để hoàn thành tác vụ quan trọng (1 chu kỳ Pomodoro).

? Nghỉ ngơi 5 phút.

? Sau 4 chu kỳ Pomodoro, nghỉ ngơi 15 – 20 phút.

Sử dụng phương pháp này, bạn sẽ hoàn thành được nhiều công việc hơn, hiệu suất cao hơn. Bởi vì trong suốt vài chu kỳ Pomodoro, bạn chỉ tập trung vào một tác vụ quan trọng nhất.

Chuẩn bị cho chu kỳ làm việc tiếp theo.

Sau khi hết ngày, bạn hãy chuẩn bị mọi thứ thật tốt để ngày hôm sau làm việc hiệu quả. Hãy cố gắng tạo thói quen này.

Áp dụng thói quen này vào công việc. Khi bạn kết thục một tác vụ, hãy dọn dẹp không gian làm việc. Đóng các tab và ứng dụng không cần thiết.

Vào mỗi ngày, hãy dọn dẹp sạch sẽ bàn làm việc, chuẩn bị cho một ngày hôm sau làm việc thật năng suất.

Sắp xếp ngăn nắp không gian làm việc.

Bạn cũng cần chú ý tới khu vực làm việc, phòng làm việc.

Hãy chuẩn bị khu vực làm việc thật gọn gàng, ngăn nắp, sắp xếp các dữ liệu trên máy tính thật gọn gàng. Loại bỏ những dữ liệu không quan trọng.

Mục tiêu là để cho bạn thân cảm thấy thích làm việc, tạo niềm đam mê để có thể xử lý công việc tốt nhất.