Người ta thích thiết lập mục tiêu.

Chỉ cần lướt qua Pinterest và bạn sẽ thấy hàng nghìn bức ảnh về những mục tiêu chưa thực hiện.

Thiết lập mục tiêu là công đoạn dễ dàng và vui vẻ, nhưng việc hoàn thành mục tiêu lại là khác.

Rất nhiều mục tiêu được thiết lập, nhưng rồi lại bỏ dở và không hoàn thành. Vậy đâu là mảnh ghép còn thiếu?

Theo kinh nghiệm của tôi, khía cạnh thường bị bỏ qua nhiều nhất đó là quá trình đo lường tiến độ.

Hình thành quá trình đo lường tiến bộ

Tôi có giả thiết rằng một trong những công việc của bộ não đó là phân bổ năng lượng. Bộ não muốn biết được rằng nên tập trung năng lượng vào những công việc nào.

Vậy nên nếu bạn đưa ra những “bằng chứng” rằng bạn đang tiến gần dến mục tiêu, thì nó sẽ tạo ra một vòng lặp động lực.

Trong đời mình, đã có nhiều lần tôi muốn tập cơ bắp. Tôi luôn luôn theo dõi cân nặng, mỗi tuần đều chụp ảnh để chứng minh sự tiến bộ của mình.

Mỗi lần tôi nhìn thấy bằng chứng tiến bộ, thì bộ não lại tự tạo thêm động lực: “nó hiệu quả rồi, tiếp tục cố gắng thôi”.

Chúng ta hãy nhìn rộng hơn, cùng xem xét cách mà các công ty, tổ chức đang hoạt động.

Mỗi công ty lớn đều đo lường tiến độ làm việc bằng các KPI (Key Performance Indicators).

• Nếu mục tiêu là tăng trải nghiệm của khách hàng, thi họ sẽ để ý đến tỷ lệ trả lại hàng, tỷ lệ phản hồi email, mức độ hài lòng (NPS).
• Nếu mục tiêu của bạn là marketing, thì bạn có thể theo dõi lượng người đăng ký danh sách email và các kênh mạng xã hội.

Đối với doanh nghiệp, KPI giống như một định vị GPS

Một vài năm trước, tôi nhận ra rằng chúng ta đều là những CEO kiểm soát cuộc sống của bản thân.

Vậy tại sao không áp dụng các phương pháp kinh doanh để theo dõi và thúc đẩy cuộc sống của mình?

Sau khi có tư duy đó đó, tôi bắt đầu sử dụng giao diện KPI để đo lường cuộc sống của chính bản thân mình.

Tôi chỉ dùng một spreadsheet đơn giản. Nó sẽ nhắc nhở tôi về mục tiêu hàng năm và hàng tháng. Nó nhắc nhở tôi về những thói quen cần được duy trì hàng ngày.

Dưới đây, tôi sẽ chia sẻ với bạn những thông số quan trọng cần theo dõi.

Những Thông Số Nào Cần Liên Tục Theo Dõi

Chúng ta có những mục tiêu khác nhau, vậy nên sẽ theo dõi những thông số khác nhau.

Hãy viết ra mục tiêu của bạn là gì, và sau đó sử dụng phương pháp đảo ngược để biết nên theo dõi thông số nào.

• Nếu tôi muốn trở thành diễn viên hài, tôi sẽ theo dõi số lần viết truyện cười và tần suất biểu diễn hài kịch.
• Giả sử bạn muốn giảm cân. Bạn có thể theo dõi các thói quen như số lần tập gym, số bước đi bộ mỗi ngày…
• Giả sử bạn muốn thoát khỏi nợ nần, bạn có thể đo lường số tiền chi tiêu mỗi ngày.

Mục tiêu chính của tôi là sự nghiệp – tôi muốn nên một cấp độ cao hơn.

Để đạt được điều đó, tôi muốn đo lường và tối ưu hai yếu tố quan trọng: sức khoẻ thể chất và sức khoẻ tinh thần.

Tôi muốn đầu óc phải bình tính và sáng suốt nhất có thể, và cũng cần có thật nhiều năng lượng hoạt động.

Dưới đây là những yếu tố mà tôi đang theo dõi:

Công việc
Sử dụng Pomodoros. Tôi đo lường số lần làm việc deep work mỗi ngày.

• Sức khoẻ
• Duỗi cơ
• Đến phòng tập Gym
• Uống đủ 64oz nước
• Thời gian ngủ – Đo bằng Oura Ring.
• Chất lượng giấc ngủ – Đo bằng Oura Ring.
• Tâm chí
• Nghe Podcasts
• Thiền định
• Thời gian sử dụng iPhone.

Thói quen cũng cần điều chỉnh cho phù hợp.

Vài năm trước, tôi bắt đầu tạo thói quen đọc sách ít nhất 30 phút một ngày.

Rồi dần dần, tôi nhận ra đó không phải là thói quen hiệu quả nhất để học tập. Sau khi đọc vài trăm quyển sách kinh doanh, tôi nhận ra nội dung cũng tương tự nhau, lặp đi lặp lại.

Rồi tôi phát hiện ra Podcast rất phù hợp với tôi ở thời điểm hiện tại, vậy nên tôi thay việc đọc sách bằng việc nghe podcast.

Và sau một thời gian nữa, nếu tôi tìm được phương pháp học tốt hơn, thì có lẽ tôi sẽ dừng việc nghe postcast và chuyển sang phương pháp mới.

Để đo lường tiến độ, tất nhiên sẽ cần một bảng dashboard có số liệu rõ ràng.

Tạo Một Kpi Dashboard Để Đo Lường Tiến Bộ Của Bản Thân

Đây là một giao diện KPI dashboard tôi tạo ra để làm ví dụ giúp bạn nhanh chóng hình dung:

Đầu tiên, bạn có thể thấy rằng tôi đang theo dõi rất nhiều số liệu khác nhau.

Với đa số bạn đọc, thì tôi không khuyến khích bạn làm như vậy.

Bởi vì các bạn còn khá lạ lẫm đối với phương pháp này, các bạn chưa có kinh nghiệm.

Nếu bạn chưa bao giờ đi tập gym, thì bạn không nên tập với chế độ của một người chuyên nghiệp, đúng chứ.

Hãy bắt đầu nhỏ thôi, theo dõi khoảng 3 số liệu khác nhau, vậy là được rồi.

Không nên đặt mục tiêu quá lớn, bởi vì như vậy sẽ làm tinh thần bị áp lực. Và bạn sẽ bỏ cuộc chỉ sau một tuần.

Nhất quán sẽ tốt hơn cường độ, lặp lại hành động thường xuyên mới là cách xây dựng thói quen tốt nhất.

Có lẽ bạn thắc mắc, tại sao tôi lại sử dụng Google spreadsheet, trong khi ngoài kia có quá nhiều phần mềm, ứng dụng iPhone.

Bởi vì tôi thích sự đơn giản và linh hoạt.

Đây là bảng spreadsheet, bạn có thể tải về theo đường link sau: Tải Spreadsheet.

(Tốt hơn hết là bạn nên tạo một phiên bản copy của spreadsheet này).

Sử Dụng Spreadsheet Này Thường Xuyên

Trong công việc đo lường số liệu, thì điều khó nhất là phải duy trì tính thường xuyên.

Vấn đề đầu tiên là phải nhớ, vì người ta rất dễ quên.

Tôi có hai bảng spreadsheet.

Đầu tiên, tôi in ra một bản cứng. Tôi để nó ở đầu giường, và điền thông tin trước khi đi ngủ.

Khi dùng bản cứng, bạn sẽ nhận thấy bản thân kiên định hơn, và có nhiều cảm giác thành tựu hơn.

Tiếp theo, mỗi thứ 7 tôi đem dữ liệu điền vào bảng spreadsheet online.  Như vậy, tôi sẽ thấy được điểm số trung bình của mỗi tuần, và cũng có thể thêm chút màu sắc để dễ phân tích.

Vấn đề thường gặp tiếp theo đó là bạn có thể sẽ không đạt được nhiều tiến bộ như mong muốn.

Nhiều năm về trước, đây là một vấn đề lớn đối với tôi.

Khi được một tuần hoàn hảo, tuần sau xám xịt, thì thật quá khó chịu. Bởi vì bản thân tôi là một người cầu toàn.

Đã bao giờ bạn cảm thấy điều đó chưa?

Hãy nhớ rằng dashboard không phải dùng để đánh giá con người bạn, nó là để giúp bạn tiến bộ.

Hãy chấp nhận thực tế, việc thất bại là điều bình thường, con người mà, đó cũng không phải vấn đề lớn.

Quan trọng là bạn cần tiếp tục, nó sẽ giúp bạn tiến bộ.

Có lẽ bạn cũng nhận ra rằng bảng spreadsheet bắt đầu từ ngày 28 tháng 12, chứ không phải ngày 1 tháng 1.

Đó là bởi vì tôi thích theo dõi, đo lường số liệu theo tuần.

Cách Phân Tích Dữ Liệu Từ Spreadsheet Của Bạn

Theo dõi dữ liệu chỉ là một nửa cuộc chiến – bạn cần phân tích dữ liệu để đưa ra các thay đổi tích cực.

Tôi có đặt ra tiêu chuẩn hàng tuần. Hãy nghĩ nó như là một trò chơi mà bạn cần chiến thắng mối tuần.

Tôi có đánh dấu bằng màu đỏ hoặc xanh để thấy mình đã làm được như thế nào.

Nếu trong tuần tôi không đạt được mục tiêu đề ra, tôi sẽ bỏ chút thời gian để phân tích.

Dưới đây là một số quan sát và cải tiến mà tôi đã thực hiện:

Mọi thứ đều liên kết với nhau.

Tôi sử dụng điện thoại iPhone khá nhiều, và nó ảnh hưởng tới giấc ngủ của tôi.

Nếu tôi không ngủ tốt, thì không hoàn thiện đủ số Pomodoros, và nó sẽ ảnh hưởng tới mức độ hạnh phúc.

Đôi khi tôi ngủ muộn để xem TV vào ngày cuối tuần. Nếu điều đó xảy ra, tôi sẽ nhắc nhở bản thân rằng “cái giá” phải trả là gì.

Khi đi du lịch, rất khó để đạt được mục tiêu.

Tôi làm affiliate marketing mà, công việc này cho phép tôi được làm việc ở nhà, có đủ tiền để đi du lịch thoải mái.

Nhưng sau khi sử dụng bảng KPI dashboard, thì tôi không còn đi du lịch nhiều như trước nữa.

Suy nghĩ thì có vẻ dễ dàng: “nó chỉ là một chuyến đi năm ngày thôi mà”.

Nhưng mà thực tế là: trễ máy bay, thiếu ngủ, không tập thể dục… và tôi phải bỏ công sức để xử lý những vấn đề đó ngay khi chuyến bay kết thúc.

Có một thời gian tôi đã rất khó khăn để đạt được mục tiêu uống nước đủ.

Vậy nên tôi bình tĩnh ngồi lại, suy nghĩ xem vấn đề là gì. Hoá ra là do tôi phải lên xuống cầu thang để lấy nước. Khá là khó chịu.

Thế là tôi bắt tay vào giải quyết vấn đề. Tôi chuyển sang sử dụng một bình nước khổng lồ 64oz, chỉ cần lấy lước mỗi buổi sáng là xong.

Bạn đã thấy vấn đề chưa?

Dữ liệu đã cho tôi biết sự thực về thói quen hành vi của tôi, và căn cứ vào đó, tôi đã có thể đưa ra những cách giải quyết tốt.

Vậy nên bạn cần căn cứ vào số liệu thực tế, chứ không phải là bằng cảm tính.

Bạn Có Trách Nghiệm Với Bản Thân Không?

Trong hơn 12 năm qua, tôi kinh doanh online với affiliate marketing, không có ông chủ nào kiểm soát, ra lệnh cho tôi cả.

Khi tôi có khả năng mạnh về tài chính, thì cha mẹ, bạn gái không đặt nhiều áp lực cho tôi như trước.

Vậy có nghĩa là, tôi có thể ăn chơi thoả thích trong suốt phần đời còn lại. Không còn ai thúc dục, thúc đẩy tôi phải làm việc chăm chỉ.

Nhưng mà, trong tâm tôi vẫn bùng cháy một ngọn lửa muốn khám phá tiềm năng của mình. Sẽ không ai thúc đẩy tôi ngoại trừ chính tôi.

Đó là lý do tại sao mà KPI dashboard lại quan trọng – nó giúp tôi có trách nghiệm với bản thân mình.